Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung
personenbezogener Daten
Nachfolgend erhalten Sie gem. Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umfassende Informationen darüber, wie wir an der Pädagogischen Hochschule Heidelberg bei der Organisation unserer Veranstaltungen Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.
Hinsichtlich der verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen des Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Diese Datenschutzhinweise beziehen sich auf die Webseite https://events.ph-heidelberg.de/. Für unsere anderen Webseiten verweisen wir auf die jeweils dort aufgeführten Datenschutzhinweise.
I. Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die
Pädagogische Hochschule Heidelberg
Keplerstraße 87
D-69120 Heidelberg
+49 6221 477-0
II. Datenschutzbeauftragte:r
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Datenschutzbeauftragter
Pädagogische Hochschule Heidelberg
Keplerstraße 87
69120 Heidelberg
III. Ihre Rechte
Soweit jeweils die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie als betroffene Person folgende Rechte:
- Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO) und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO)
- Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO, § 10 LDSG BW)
- Zudem haben Sie unter Umständen ein Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Ebenso haben Sie unter Umständen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Art. 20 DSGVO)
- Außerdem haben Sie das Recht auf jederzeitigen Widerruf der Einwilligung für die Verarbeitung der Daten, die aufgrund der Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erhoben wurden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Ebenso haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung der Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeitet werden (Art. 21 DSGVO)
Möchten Sie von einem Ihrer oben stehenden Rechte Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an folgende Stelle: info Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ph-heidelberg Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein de
- Zudem haben Sie das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (LfDI) in Baden-Württemberg als zuständige Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Rechtsvorschriften verstößt
IV. Informationen zu den einzelnen Datenverarbeitungen
In den folgenden Abschnitten informieren wir Sie darüber, zu welchem Zweck und welche Kategorien an personenbezogenen Daten durch uns verarbeitet werden. Außerdem geben wir die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung und die Dauer der Speicherung an. Falls die Daten an andere Stellen in Drittstaaten oder an internationale Organisationen übermittelt werden oder eine automatisierte Entscheidungsfindung stattfindet, geben wir dies ebenfalls an.
1. Bereitstellung der Webseite/ Server-Logfiles
2. Einsatz von Cookies
3. Benutzerregistrierung und Anmeldung zu Veranstaltungen
4. Nutzung der Wartelistenfunktion
5. Versendete E-Mails
6. Anzeigen des Veranstaltungsortes auf einer Karte (Google Maps)
7. Weiterleitung zu sozialen Netzwerken
1. Bereitstellung der Webseite/ Server-Logfiles
1.1 Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie sich über unseren Webauftritt für eine unserer Veranstaltungen anmelden wollen, werden Sie auf https://events.ph-heidelberg.de/ weitergeleitet. Diese Webseite protokolliert die Zugriffe. Dabei werden die folgenden Daten erhoben:
- Maskierte IP Adresse
- Datum / Uhrzeit
- Request (Datei)
Browser Typ und Version
1.2 Zweck der Datenverarbeitung
Wir verwenden die Protokolldaten nur für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung des Angebotes. Wir behalten uns jedoch vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.
1.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Erhebung der Zugriffsdaten und Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO iVm § 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) iVm § 2 Landeshochschulgesetz (LHG).
1.4 Angabe von Daten und Folgen der Nicht-Bereitstellung
Für den Betrieb der Webseite ist die Datenverarbeitung im oben beschriebenen Umfang zwingend erforderlich.
1.5 Dauer der Datenverarbeitung
Die Daten werden nach 11 Tagen gelöscht.
1.6 Empfänger der personenbezogenen Daten
Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kommt es zur Übermittlung der Daten an die Brain Appeal GmbH. Die Brain Appeal GmbH ist die Betreiberin von Campus Events und verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Die Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert.
2. Einsatz von Cookies
2.1 Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie diese Webseite (events.ph-heidelberg.de) aufrufen, werden ein oder mehrere Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Es werden für den Betrieb der Seite technisch notwendige Cookies verarbeitet. Darüberhinaus kann die Verarbeitung zusätzlicher Cookies zur Analyse der Webseitennutzung beim Aufruf der Seite erlaubt oder abgelehnt werden.
Ein Cookie ist eine kleine Datei, die eine bestimmte Zeichenfolge enthält und Ihren Browser eindeutig identifiziert. Mit Hilfe von Cookies verbessert der Anbieter den Komfort und die Qualität seines Services, indem zum Beispiel Nutzer:inneneinstellungen gespeichert werden. Cookies richten auf dem Rechner der Nutzer:innen keinen Schaden an und enthalten keine Viren.
Sie können in Ihrem Browser das Speichern von Cookies deaktivieren, auf bestimmte Websites beschränken oder Ihren Browser so einstellen, dass er sie benachrichtigt, bevor ein Cookie gespeichert wird. Sie können die Cookies über die Datenschutzfunktionen Ihres Browsers jederzeit von der Festplatte ihres Rechners löschen. Jedoch führt die komplette Deaktivierung von Cookies zu einer erheblichen Einschränkung der Funktion dieses Webangebotes, denn Sitzungsinformationen von angemeldeten Benutzer:innenn müssen in einem Sitzungs-Cookie gespeichert werden.
2.2 Zweck der Datenverarbeitung
Die Cookies werden zur Bereitstellung der Anmeldung und zur Optimierung unseres Angebotes verwendet.
2.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs.1 lit. b EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Die Zustimmung zur Verwendung weiterer Cookies für Analysezwecke erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO (Einwilligung zur Verarbeitung)
2.4 Angabe von Daten und Folgen der Nicht-Bereitstellung
In den Einstellungen Ihres Internetbrowsers können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Werden Cookies für unserer Webseite deaktiviert, können jedoch nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.
2.5 Dauer der Datenverarbeitung
Die Cookies werden nach den folgenden Zeiträumen automatisch gelöscht:
- Das Sitzungscookie: bei Beendigung der Browser-Sitzung
- Das Status-Cookie für Ihre Zustimmung zum Setzen von Cookies: 1 Jahr.
2.6 Empfänger der personenbezogenen Daten
Die Daten werden nicht übermittelt – auch nicht in Drittstaaten oder an internationale Organisationen.
3. Benutzerregistrierung und Anmeldung zu Veranstaltungen
3.1 Umfang der Datenverarbeitung
3.1.1 Wenn Sie sich für ein Benutzer:innenkonto registrieren, fragen wir folgende Pflichtangaben (mit * gekennzeichnet) ab:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Kennwort
3.1.2 Wenn Sie sich für ein Benutzer:innenkonto registriert haben, können Sie Ihr Profil mit folgenden Angaben optional vervollständigen:
- Titel
- Geburtsdatum
- Adresse (Straße, PLZ, Ort)
- Land
- Telefonnummer
- Organisation/ Firma
- Sprache
3.1.3 Statt ein Benutzer:innenkonto zu erstellen, können Sie auch einen Gastzugang nutzen.
3.1.4 Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, fragen wir folgende Angaben als Pflichtangaben (mit * gekennzeichnet) ab:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
Wenn Sie sich für eine kostenpflichtige Veranstaltung anmelden, fragen wir zusätzlich folgende Angaben als Pflichtangaben (mit * gekennzeichnet) zur Rechnungsstellung ab:
- Rechnungsadresse
Darüber hinaus fragen wir aus organisatorischen Gründen bedarfsweise zusätzliche Angaben als optionale Angabe oder Pflichtangabe (mit * gekennzeichnet) ab – zum Beispiel ob die Teilnahme an etwaigen Verpflegungsmöglichkeiten gewünscht ist, die Teilnahmetage bei mehrtägigen Veranstaltungen oder ob Unterstützungsbedarf (Ruheraum, Barrierefreiheit) besteht.
3.2 Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung ist das Anmelden zu Veranstaltungen und deren Durchführung.
3.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Pflichtangaben ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Die Erhebung der optionalen Angaben beruht auf Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
3.4 Angabe von Daten und Folgen der Nicht-Bereitstellung
Sie können Ihre Daten freiwillig angeben. Ohne die anzugebenden Pflichtangaben können wir Sie jedoch nicht zu Veranstaltungen anmelden. Wenn Sie uns die optionalen Angaben nicht mitteilen, entstehen Ihnen keinerlei Nachteile.
3.5 Dauer der Datenverarbeitung
3.5.1 Die Angaben in Ihrem Benutzer:innenprofil werden so lange gespeichert, bis dieses gelöscht wird. Um Ihr Benutzer:innenprofil löschen zu lassen, wenden Sie sich bitte an webmaster Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ph-heidelberg Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein de.
3.5.2 Angaben zur Anmeldung für Veranstaltungen werden 1 Jahr lang nach Abwicklung der Veranstaltung aufbewahrt.
3.6 Empfänger der personenbezogenen Daten
Die Daten werden intern von den Organisatorinnen und Organisatoren der Veranstaltungen und ggf. internen weiteren Beteiligten (z.B. Administratoren des Veranstaltungstools, Haushaltsabteilung) verarbeitet.
Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kommt es zur Übermittlung der Daten an die Brain Appeal GmbH. Die Brain Appeal GmbH ist die Betreiberin von Campus Events und verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Die Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert.
4. Nutzung der Wartelistenfunktion
4.1 Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie sich bei einer ausgebuchten Veranstaltung auf die Warteliste setzen möchten, fragen wir folgende Pflichtangaben ab:
- Vor- und Nachname
4.2 Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung ist das Anmelden zu Veranstaltungen.
4.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
4.4 Angabe von Daten und Folgen der Nicht-Bereitstellung
Sie können sich freiwillig bei einer Veranstaltung auf die Warteliste setzen lassen. Ihnen entstehen keinerlei Nachteile, wenn Sie dies nicht tun.
4.5 Dauer der Datenverarbeitung
Die Angaben für die Nutzung der Warteliste von Veranstaltungen werden bis zur Abwicklung der Veranstaltung aufbewahrt.
4.6 Empfänger der personenbezogenen Daten
Die Daten werden intern von den Organisatorinnen und Organisatoren der Veranstaltungen und ggf. internen weiteren Beteiligten (z.B. Administratoren des Veranstaltungstools, Haushaltsabteilung) verarbeitet.
Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kommt es zur Übermittlung der Daten an die Brain Appeal GmbH. Die Brain Appeal GmbH ist die Betreiberin von Campus Events und verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Die Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert.
5. Versendete E-Mails
5.1 Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie per E-Mail angeschrieben werden, speichern wir folgende Angaben des Empfängers ab:
• Vorname
• Nachname
• E-Mail Text mit den bereitgestellten Teilnehmerdaten
5.2 Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung ist das Abwickeln von Veranstaltungen.
5.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs.1 lit. b EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
5.4 Angabe von Daten und Folgen der Nicht-Bereitstellung
5.5 Dauer der Datenverarbeitung
Die E-Mails für das Abwickeln von Veranstaltungen werden 365 Tage aufbewahrt.
5.6 Empfänger der personenbezogenen Daten
Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Es erfolgt jedoch keine Übermittlung in Drittstaaten oder an internationale Organisationen.
6. Anzeigen des Veranstaltungsortes auf einer Karte (Google Maps)
6.1 Umfang der Datenverarbeitung
Sie haben die Möglichkeit, durch Klick auf den Button „Auf Karte anzeigen“ eine Karte mit dem Veranstaltungsort anzeigen zu lassen. Dabei wird in Ihrem Browser ein neuer Tab von Google Maps geöffnet.
Von uns werden keine Daten erhoben. Aber wenn Sie sich den Veranstaltungsort auf Google Maps anzeigen lassen, werden Ihre IP-Adresse und möglicherweise weitere Informationen zu Ihrem Browser an Google übermittelt. Wenn Sie dies nicht möchten, klicken Sie bitte nicht auf den Button „Auf Karte anzeigen“.
Google LLC ist ein amerikanisches Unternehmen. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 1 DSGVO und Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, wodurch sich das Unternehmen verpflichtet hat, für personenbezogenen Daten einen angemessenen Datenschutz zu gewährleisten. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung Google finden sich in der ausführlichen Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de
6.2 Zweck der Datenverarbeitung
Mit Hilfe von Google Maps kann nach Ihrem Klick der Veranstaltungsort auf einer Karte angezeigt werden. Zur Nutzung der von Google erhobenen Daten für andere Zwecke wenden Sie sich bitte an den Anbieter.
6.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung an Google ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
6.4 Angabe von Daten und Folgen der Nicht-Bereitstellung
Sie können freiwillig auf den Button „Auf Karte anzeigen“ klicken. Ihnen entstehen keinerlei Nachteile, wenn Sie dies nicht tun.
6.5 Dauer der Datenverarbeitung
Wir speichern von Ihnen keine Daten im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung von Google Maps. Zur Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten bei Google Inc. wenden Sie sich bitte an den Anbieter.
6.6 Empfänger der personenbezogenen Daten
Wenn Sie Google Maps nutzen, werden möglicherweise personenbezogene Daten an Google LLC übermittelt.
6.7 Übermittlung der Daten an ein Drittland
Da Google LLC ein amerikanisches Unternehmen ist, erfolgt eine Datenübermittlung in ein Drittland. Die Europäische Kommission hat einen Angemessenheitsbeschluss iSd Art. 45 Abs. 1 DSGVO für die USA erlassen. Zudem ist Google LLC nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, wodurch sich das Unternehmen verpflichtet hat, für personenbezogenen Daten einen angemessenen Datenschutz zu gewährleisten.
7. Weiterleitung zu sozialen Netzwerken
Diese Webseite setzt Links zu folgenden sozialen Netzwerken:
Instagram
Durch Klick auf die Logos der sozialen Netzwerke werden Sie in einem neuen Browser-Tab zu unserem jeweiligen Social Media-Profil weitergeleitet. Dabei werden möglicherweise personenbezogene Daten zu dem jeweiligen Anbieter übertragen. Wenn Sie dies nicht möchten, klicken Sie bitte nicht auf die Logos.
Informationen darüber, wie wir an der Pädagogischen Hochschule Heidelberg Ihre personenbezogenen Daten auf unseren Social Media-Profilen verarbeiten, erhalten Sie hier.
Stand: 06.03.2026